¿Vale la pena invertir en un servicio de capacitación por Internet para empleados?

¿Es este su caso? ¿Está su empresa u organización en esta disyuntiva, si invertir o no en un servicio como éste? ¿No visualiza aún los beneficios que esto le puede ofrecer?

Muchas empresas y organizaciones quieren tener hoy día la flexibilidad y los beneficios que ofrecen los servicios de capacitación por Internet, pero creen que este servicio será un gasto adicional para la compañía.  Aquí te ofrecemos algunas razones de peso por las cuales debes dar el paso a la capacitación por Internet:

1.   Reduce gastos de capacitación en general

¿Cómo lograr reducir sus gastos de capacitación si está invirtiendo en un nuevo servicio para capacitar? Una de las razones más poderosas, que lleva a las organizaciones a obtener servicios de capacitación de empleados por Internet, es precisamente que esta modalidad ahorrará los gastos usuales de los adiestramientos presenciales, como lo son: la renta de instalaciones físicas, equipo audiovisual, contratación de recursos externos, producción de materiales para los participantes, pago por hora/ tiempo extra del personal coordinador de adiestramientos, entre otros gastos asociados a la modalidad de adiestramientos presenciales.  Otros gastos asumidos cuando los adiestramientos son fuera de su área geográfica son: viaje, alojamiento, transportación o tarifa por milla recorrida. Así que ahora, las compañías medianas y pequeñas pueden darse cuenta sobre las ventajas que tiene la capacitación por Internet al reducir ciertos gastos asociados a los programas de adiestramientos anual para empleados.

2.   La distribución de la capacitación por Internet es rápida y uniforme

Otra característica importante de la capacitación por Internet es la rapidez y uniformidad que ofrece a los participantes para tomar los módulos de adiestramientos.  Los empleados pueden capacitarse de inmediato, obteniendo así conocimiento nuevo o reforzando de alguna destreza.  La flexibilidad y conveniencia, que ofrecen los servicios de capacitación por Internet en la disponibilidad del tiempo, ayudan al empleado a acomodar las horas dedicadas a los adiestramientos de forma más efectiva.    

3.   Disponibilidad inmediata de la información

A veces los empleados quieren hacer referencias a la información que aprendieron en un módulo, pero no encuentran los materiales de referencia en ese preciso momento.  Con un servicio de capacitación por Internet el empleado tendrá su fuente de referencia disponible todo el tiempo. Por ejemplo, si un empleado no recuerda cuales son los pasos a seguir para manejar una querella de un cliente, podrá acceder de forma fácil y rápida el módulo sobre el tema de querellas y actuar con prontitud y en acuerdo a las políticas organizacionales de la empresa.  Esto, definitivamente, mejora el conocimiento del empleado sobre la empresa, a la vez que mejora la satisfacción del cliente.

4.   La actualización de los módulos de adiestramiento es más rápida

Si la organización requiere enmendar o actualizar un módulo de adiestramiento, lo puede hacer de forma más rápida si es por Internet.  También, el notificar al personal sobre actualizaciones de los módulos se hace de forma más rápida y consecuente. Esta es una forma consistente en la cual las empresas pueden obtener un alto porcentaje de cumplimiento en el conocimiento del empleado sobre: las políticas y procedimientos de la organización, lanzamiento de nuevos productos o beneficios, legislación laboral, o regulación mandatoria requerida por agencias estatales o federales, etc.

5.   Oportunidad del empleado de aprender a su propio ritmo

Cada empleado puede aprender o refrescar su conocimiento de forma individual y a su propio ritmo.  Esto implica que cada empleado obtiene y absorbe la información ofrecida en el módulo según sus capacidades cognoscitivas y en el tiempo que requiera para hacerlo.  Esto le da la oportunidad al empleado de no tener que ajorar o retrasar su tiempo para ir a la par con el de sus compañeros de trabajo. Otra ventaja que ofrece el servicio es que el empleado puede hacer preguntas al recurso (autor del módulo) de forma anónima.  

6.   Mejoramiento de la productividad del empleado

Los empleados que están mejor capacitados, con más conocimiento sobre los productos, servicios o beneficios que ofrece la empresa para la cual trabaja, tienden a ayudar a otros compañeros de trabajo más rezagados y terminan siendo altamente eficientes.  Estos empleados usualmente se esmeran para tratar aquellas áreas de la empresa que requieran mejores procesos.

7.   Empleados más fieles

Los empleados que tienen más conocimiento sobre la compañía para la cual trabajan, usualmente trabajan más contentos y tienden a ser empleados con un alto grado de fidelidad hacia la compañía.  ¿Por qué? Porque la capacitación por Internet les brinda cierta flexibilidad y confianza de que su patrono les está dando acceso al servicio las 24 horas de día para que tome sus módulos de adiestramientos en el momento que más le convenga.  Es decir, el empleado se adueña de su tiempo laboral de manera tal que puede establecer su propia agenda de capacitación.  Un empleado satisfecho y feliz en su área de trabajo, va por más; tiende a buscar áreas para mejorar sus destrezas.  Por lo general, esto ayuda a la productividad y motivación de ese empleado.  Un empleado contento siempre hablará bien y dará el mejor testimonio sobre su empresa.

Hacia dónde va su organización: enfrentando retos empresariales

Los cambios que ocurren en la economía mundial nos afectan directa o indirectamente en la forma en que hacemos negocios y trabajamos en Puerto Rico.  Algunos cambios, nos afectan de forma rápida, como lo son los avances tecnológicos y de comunicaciones.  Otros, nos llegan más lentamente, como los cambios estructurales en las organizaciones.

Lo importante es reconocer el impacto que pueda tener algún cambio, saber cómo actuar y poder atemperarnos de la mejor manera posible de modo que continuemos siendo productivos para nuestros clientes como empresas o empleados.

Evalúe usted si algunos de estos retos afectará su organización y piense detenidamente cómo deberá lidiar con las consecuencias de su impacto:

Economía mundial – los cambios en la economía mundial influyen grandemente en cómo las personas se relacionan y hacen negocios o brindan servicio a sus clientes. El Puerto Rico empresarial de hoy se mueve al ritmo de las pequeñas y medianas empresas a diferencia de hace 30 o 40 años atrás. 

Cambios informáticos y tecnológicos – vemos cómo la tecnología avanza a pasos agigantados.  Evolucionamos con la adquisición, cada vez más rápida, de información y mayor consumo de tecnología. Lo hacemos más rápido a nivel personal que empresarial. Cambiamos más rápidamente de teléfono, televisor o automóvil que lo que puede una pequeña o mediana empresa implementar servicios de capacitación virtual, webinars o teleconferencias.  

Diversidad demográfica – la población cambia constantemente.  Nos hacemos más viejos, trabajamos con más edad porque no nos preparamos para el retiro y encima debemos abrir paso a las nuevas generaciones cuyas expectativas y motivaciones son muy diferentes a las nuestras.

Nuevas estructuras organizacionales y empresas emergentes – somos testigos, a diario, de las nuevas empresas que se crean y que van achicando el mundo. Ahora podemos coordinar transportación y logística a nivel global.  Podemos trabajar de forma remota para cualquier empresa en cualquier lugar del mundo. Podemos hacer negocios exclusivamente por Internet, sin movernos de nuestro hogar.  Estos cambios implican formas diferentes de reclutar y capacitar nuestro personal e inclusive afectan también la creatividad al tratar de brindar el servicio de excelencia que el cliente espera.

Para concluir, los cambios siempre son buenos porque promueven la competitividad, la creatividad y pueden ser la fuerza motora que nos mueve y empuja a salir adelante.  Así que, evalúe su organización basado en sus experiencias y cómo ha ido enfrentando los cambios y encontrará la solución necesaria para adaptarse y salir adelante ante cualquier reto.  

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Empoderamiento de los líderes de Recursos Humanos para el 2016

La revista inglesa digital HRzone publicó recientemente un artículo sobre las estrategias que van a empoderar al personal de recursos humanos en el 2016. En esta columna, que reproduce gran parte del artículo sin ser una traducción fiel y exacta, valoramos las estrategias propuestas como efectivas para cualquier empresa, independientemente de si tienen o no una herramienta tecnológica de manejo de recursos humanos.  Es decir, aunque valoramos el uso de estos sistemas, las estrategias que menciona el artículo sobrepasan cualquier sistema que se pueda implementar.

Se menciona el comienzo de año, como el periodo en que, el personal gerencial y de recursos humanos revisitan las competencias del personal y la efectividad de sus estrategias con miras a desarrollar sus nuevos planes organizacionales. 

También se mencionan cuatro áreas consistentes para trabajar.  Aunque, siempre habrá que tomar en cuenta, en el desarrollo de cualquier plan organizacional, la nueva legislación laboral y los cambios dentro de la misma empresa, según lo dicte la necesidad actual de la misma.

Las cuatro áreas importantes en que se debe enfocar el personal de recursos humanos para desarrollar una estrategia organizacional efectiva son: reclutamiento, diversidad, estructura y cultura organizacional.

1. RECLUTAMIENTO

La necesidad primaria del reclutamiento es encontrar el recurso que necesita la empresa para ser una exitosa.  Uno de los problemas que enfrenta el personal de recursos humanos es la gran cantidad de personas que solicitan las plazas publicadas.  ¿Cómo separar el grano de la paja? Ese es el reto. La recomendación dada es que el personal de recursos humanos sea específico en lo que busca para que, las personas que creen ser posibles candidatos pero realmente no cumplen con los requisitos, puedan auto eliminarse de competir por el puesto. Otra recomendación es que las empresas notifiquen a las personas sobre el progreso de su solicitud, cosas que muchas no hacen.  De esta forma los solicitantes no continúan esperando o llamando a la empresa para conocer la decisión final.

Sentido de pertenencia del empleado

El personal de recursos humanos necesita asegurarse que el personal de la empresa entiende lo que debe hacer para apoyar el éxito de la misma.  Esto se consigue: comunicando los planes de trabajo, manejando la ejecución de los empleados para cumplir los objetivos (uno a la vez) y garantizando que todo empleado tenga la oportunidad de diálogo con su línea gerencial.

En este último punto, es recomendado reflexionar sobre las nuevas tendencias en la forma de comunicar lo que ellos pueden hacer por la compañía, en vez de decirles lo que deben hacer.  Maximizar las fortalezas de los individuos y desarrollar sus talentos para que puedan crecer en otros nuevos roles, también es recomendado.  Además, el medir el compromiso de un empleado también juega un papel importante, así como, los cambios frecuentes del estado de ánimo del empleado.  En este sentido, es importante el permitir a los empleados proveer su opinión y dejarle expresar sobre su experiencia en el trabajo u otros factores que pueden impactar su rendimiento. 

Desempeño del personal y desarrollo de carrera

En las compañías, cuya administración está bien planificada, las personas reclutadas por sus competencias o por su potencial siguen ejecutando con un alto rendimiento aún después de un tiempo considerable. Ahora bien, aún en estos casos, la ejecución del individuo debe ser monitoreada y siempre habrá oportunidad para mejorar, aprender o desarrollar nuevas destrezas.  Por otro lado, también se recomienda identificar los factores que podrían causar que la gente renuncie a su trabajo, aún si el que renuncia era un empleado de alto rendimiento. Una de las cosas a analizar sería la calidad gerencial del supervisor del individuo, sin pasar por alto la calidad de vida del individuo en términos del balance que lleva entre vida y trabajo.

Para el personal de recursos humanos es importante identificar el personal que figurará en el plan de sucesión de la gerencia actual.  Identificar si hay brechas de conocimiento o destrezas en aquellas personas que son potencialmente sucesoras y si eventualmente, estas podrán cubrir las áreas o el volumen de trabajo relacionado.

2. Diversidad e inclusión

Para que una empresa pueda satisfacer sus metas con el personal adecuado debe asegurarse que cada persona que trae no solo reúne las destrezas necesarias sino que también aporta un valor diferente a los empleados ya existentes. También la empresa debe asegurar que, provee a todos los empleados por igual, un ambiente en dónde todos puedan contribuir y formar un ambiente equitativo, que promueva la innovación y el servicio al cliente, entre otras ejecuciones.

La brecha de salario por género

En este renglón, se menciona como prioridad para las empresas el aumentar la proporción que hay de mujeres en la empresa, en términos de puestos en el directorado ejecutivo. Sin embargo, el gran problema para el personal de recursos humanos es establecer la igualdad de salario entre los hombres y las mujeres. El reto de las empresas es conocer cuán grande es esta brecha y una vez se conozca, descubrir las oportunidades de mejorar para ir cerrándola.

El tiempo de transformar

Para que las empresas sean exitosas deben extender la diversidad e inclusión más allá de lo referente a género.  Existen otros grupos minoritarios que pueden beneficiarse de las estrategias utilizadas para cerrar la brecha de salario entre los hombres y las mujeres, y aplicarlas en su contexto. Para esto, es necesario que el personal de recursos humanos entienda cómo aplicar la legislación y las prácticas de administración del personal, que incluyen: tratar de forma diferente a cada grupo, generación, o personas con trasfondo cultural diferente.

Una de la formas en que las empresas pueden llegar a tener esta transformación real, es teniendo un enfoque personalizado que provea al empleado una experiencia particular.  Esto sugerido como, una manera única de responder a la diversidad. Por otro lado, también se recomienda que las organizaciones trabajen con sus empleados diferentes ejercicios que ayuden al empleado a reconocer prejuicios que pueden estar latentes en su subconsciente. Educar y promover el pensamiento de cómo las personas se relacionan entre sí, construyendo codo a codo, puede ayudar a reducir el impacto de decisiones prejuiciadas.

3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Sumamente importante para las empresas: revisar constantemente que su estructura organizacional y sus procesos operacionales permitan al personal a contribuir y desempeñar su rol exitosamente para alcanzar las metas de la organización.

Salario mínimo

Punto importantísimo que, puede afectar a muchas empresas, cuando ocurren cambios en la legislación laboral sobre el salario mínimo federal y cómo aplica a las diferentes empresas.

Evaluación de los niveles jerárquicos

Es de gran valor para el personal de recursos humanos evaluar los niveles jerárquicos en la organización para reducir el exceso de niveles gerenciales. Se sugiere un acercamiento más humano hacia el personal, por ejemplo, desarrollar puestos de trabajo basados en las fortalezas únicas del individuo, en vez de acomodar al individuo en una posición predefinida.  Este acercamiento hace que el individuo optimice el nivel y tipo de contribución que puede hacer, lo cual resultará beneficioso para la compañía. Algunas compañías extienden este tipo de acercamiento para desarrollar estructuras nuevas de empleados.  Las mismas están basadas en conjuntos o grupos en donde se reducen las jerarquías y los gerentes pasan a tener otro rol.  También se asigna la responsabilidad del día a día a diferentes personas del grupo, mientras los gerenciales se mueven a ser un tipo de coach o mentor y hacen lo propio para desarrollar a sus empleados.

4. CULTURA ORGANIZACIONAL

Cuando se habla de la cultura de una organización se refiere a los elementos intangibles como: propósito de la organización, valores demostrados, actitud y estado mental existente que, usualmente actúan como promotores o barreras a la efectividad organizacional.  Para el personal de recursos humanos es difícil lidiar con estas áreas pero debe darse cuenta que también proveen oportunidades para aumentar su impacto y credibilidad si se es exitoso, mejorando el ambiente cultural de la empresa. 

Construir la confianza y colaborar

Entre los ejemplos de cómo lograr una cultura de excelencia se propone el retar al personal sobre sus actitudes y comportamiento o, pautar actividades para que el personal trabaje en conjunto y aumente así, su capacidad de hacer colaborativos.  Una de las cosas que debe asegurar la empresa es que su gerencia sea capaz de manejar y motivar a sus empleados.  Que los empleados puedan crecer dentro de la organización, estar bien remunerados económicamente pero sin necesariamente tener que alcanzar un puesto gerencial.  Esto, a su vez, requerirá por parte de la gerencia que, actúen como mentores, motivados a actuar en el mejor interés de los empleados y la organización, como un todo y no como regularmente pasa, que esconden el talento de sus empleados entre sus propias áreas.

En conclusión, las empresas que adoptan e integran sistemas innovadores en la estructuración de su organización, son las que a la larga, aumentarán la productividad de su personal, logrando mejorar las eficiencias operacionales y la reducción de gastos. Es decir, cumplen con el sueño de toda empresa.

(Artículo original: Four Powerful Strategies to Empower HR Leaders in 2016 de Jon Ingham, consultor y experto en capacitar globalmente a las empresas sobre cómo obtener mayor productividad y efectividad del talento humano, actividades de Recursos Humanos y ambiente organizacional). 

¿Es beneficioso promover una mentalidad empresarial entre sus empleados?

Adiestrar a sus empleados a pensar como si fuera el director ejecutivo de la empresa es una tarea única que podría distinguir a su empresa de todas las demás.  Esta iniciativa requiere inversión de tiempo y compromiso por parte de los líderes de la empresa pero al final, la compañía tendrá mejores frutos.

Las siguientes reglas explican el por qué es beneficioso promover la mentalidad empresarial entre los empleados:  

Regla 1: Desarrollar una visión compartida de la compañía

Más que asignar tareas a un empleado, desde su primer día, las compañías deben hacerle saber al empleado cómo su trabajo afectará directamente las metas corporativas anuales y cómo sus acciones como empleado pueden aportar al éxito de la compañía.

Las metas deben ser realistas, con las que el empleado se pueda sentir profesionalmente identificado. Esto ayudará a la gerencia a identificar aquellos empleados más motivados que sobrepasan las metas los cuales probablemente serán gerenciales en el futuro.

Regla 2: Diseñar un sistema de monitoreo de progreso del empleado y usarlo para reconocerlos

Establezca metas corporativas generales o por departamento.  También puede implementar un sistema de reconocimiento al empleado que incentive su ejecutoria. 

Celebre todos los logros, por pequeños que sean, para continuar la motivación hacia las metas ulteriores de la compañía.   

Regla 3: Utilizar los recursos de su compañía

Acoja los rumores de pasillo de sus empleados.  Sí, preste atención a lo que ellos harían si tuvieran que dirigir su empresa.  Algunas ideas podrían llevar a resultados exitosos.

El motivar una cultura de pensamiento progresivo continuo y de constante desarrollo del personal, capacita al personal a pensar como un CEO.

Regla 4: El desarrollo de la cultura corporativa de una empresa es algo constante, no una moda

Si aplica los mismos términos a la empresa que aplica a los empleados como tal, tendrá una cultura corporativa de comunicación abierta, de compartir ideas y con un entendimiento motivacional general, lo cual trabajará en función de la misión empresarial.

Además los empleados se sentirán identificados, y leales porque tienen sentido de pertenencia con la empresa.  Establezca el desarrollo de relaciones saludables con sus empleados ya que estos podrán ser sus mejores aliados o sus peores críticos.

Para leer el artículo completo publicado en Entrepreneur por David Royce, Fundador y Director Ejecutivo de Alterra visite el siguiente enlace: http://entm.ag/1IS3CHA

Cómo evitar la renuncia de los empleados estrellas

Angélica es una empleada muy comprometida con su trabajo que siempre excede la expectativa de sus superiores en cuanto a su ejecutoria profesional.  Aunque nunca manifestó estar descontenta en su lugar de trabajo, un buen día Angélica renunció, dejando a todos perplejos sin entender el porqué de su renuncia.  Sus supervisores trataron de retener a esta empleada “estrella” ofreciéndole una mejor compensación, una posición gerencial y mejores beneficios.  Angélica, ya estaba decidida y se marchó de la compañía. En su entrevista de salida, expuso las siguientes razones causantes de su renuncia.

Oportunidades de crecimiento – Angélica se quejó de que el trabajo diario que le asignaban estaba por muy por debajo de sus capacidades profesionales y de su productividad.  Reclamó que sus jefes nunca llegaron a conocer su potencial como empleada y que el trabajo asignado carecía de posible desarrollo y de metas a largo plazo. También observó que en esta compañía no había espacio para crecer y aplicar destrezas o desarrollar otras competencias nuevas.

Capacitación – La gerencia de esta compañía usualmente solicitaba la opinión de sus empleados pero para Angélica, los resultados de estas opiniones, se quedaban engavetados. Aunque trató de convencer a sus jefes de la necesidad de capacitar al personal como ella y prepararlo para otras tareas más avanzadas, quizás a largo plazo, observó que la gerencia de la compañía no veía la capacitación de sus empleados como una necesidad o algo útil para mejorar la productividad  y el desarrollo de la empleomanía. Para Angélica, la compañía perdía oportunidad en refrescar los procesos de trabajo a través de la capacitación constante.  Tampoco mantenía o actualizaba a los empleados sobre las políticas corporativas dejando de esta forma escapar la oportunidad para estandarizar los procesos con los cuales se debían cumplir.

Efectividad gerencial – Una de las quejas más comunes de muchos empleados como Angélica es ser supervisado por una gerencia inefectiva tanto en la administración del grupo al que supervisa como en la falta de interés en motivar a sus empleados.  El error que cometen algunos gerentes es no poder transmitir efectivamente a sus empleados la visión de la compañía y solo pretender enfocarse en los objetivos financieros.  De esta forma, las metas corporativas no tienen por qué motivar o hacer a un empleado más comprometido con su trabajo o con la compañía ya que pocos empleados establecen una relación directa entre las metas corporativas y cómo su trabajo contribuye a las mismas.

Compensación – Los empleados que son altamente eficientes y productivos esperan una compensación a la par con sus capacidades y ejecutorias.  Ciertamente, el salario siempre es algo sumamente importante y fuente de motivación para cualquier empleado.  Por lo cual, el  supervisor inmediato debe prestar atención particular al reclamo, cuando se expresa alguna incomodidad o descontento con el salario.  Además el supervisor deberá poder explicar en detalle a su empleado la justificación real de su salario actual y por qué podrá o no ajustarse.  A veces, esta explicación sincera es suficiente para aplacar la incomodidad de un empleado.

Ambiente laboral – El ambiente laboral no es otra cosa que la cultura que permea en la compañía.  Medidas como el horario (si es flexible o no), la adopción de innovaciones (la compañía va a la par con el mercado que sirve), las oportunidades de crecimiento (si hay desarrollo del personal dentro de la compañía), sistemas de avalúo y compañerismo, entre otras, son parte de la cultura de una compañía.   

Como podemos observar en este resumen de razones, por las cuales un buen empleado renuncia, son asuntos que cualquier compañía puede mejorar.  Para retener el talento más apropiado y competitivo dentro de su organización, no solamente es necesario ofrecer una buena compensación económica al recurso.  También es importante darle sentido de pertenencia a ese empleado, capacitarlo y reforzar o desarrollar sus destrezas.  De esta forma el empleado sentirá que su aportación en la empresa es valorada y necesaria.  Un empleado estrella satisfecho con su lugar de trabajo permanecerá por mucho tiempo y siempre será un excelente portavoz de la buena imagen de la compañía.